ReceiptScan Pro

Belege scannen, zuordnen, abrechnen — die vollständige Anleitung

Die App ersetzt den Papierbeleg. Du fotografierst ihn, die KI liest Betrag, Händler und Datum, und am Monatsende fällt eine fertige Spesenabrechnung heraus — als PDF mit allen Belegbildern oder als CSV für Excel.

Das Wichtigste zuerst. Sobald ein Beleg gespeichert ist, ist er die einzige Quelle — das Papier wirfst Du weg. Darum warnt die App an mehreren Stellen, statt still weiterzumachen: bei unsicherem Betrag, bei ungeprüften Belegen, bei möglicher Doppelerfassung und wenn die Erkennung fehlgeschlagen ist. Diese Hinweise sind der Kern des Systems.

1. Einmalig einrichten

Unten sind drei Bereiche: Belege, Export und Einstellungen. Beim ersten Start legt die App eine Karte «Hauptkarte» an, damit sofort etwas da ist — Du kannst sie umbenennen.

Server-Konto

Ohne Konto läuft die App rein lokal: Belege bleiben auf dem iPhone, und die KI-Erkennung steht nicht zur Verfügung — sie läuft über den eigenen Server, wo auch der Zugang zur KI liegt. (Auf Geräten aus der Anfangszeit kann noch ein eigener KI-Schlüssel gespeichert sein; dann erkennt die App auch ohne Anmeldung, der Verbrauch erscheint aber nicht in der Auswertung am Rechner.)

Einstellungen → Server-Konto (Sync). Die Adresse ist vorbelegt.
E-Mail und Passwort eintragen, dann Registrieren (beim ersten Mal) oder Anmelden.
Fertig. «Letzter Sync» zeigt, wann zuletzt abgeglichen wurde; Jetzt synchronisieren stösst es von Hand an. Abmelden trennt die Verbindung; die Belege bleiben auf dem Gerät.

Kreditkarten

Die Karte ist die oberste Gliederungsebene — pro Karte entsteht eine Spesenabrechnung. Anlegen mit Name, den letzten 4 Ziffern und einer Farbe.

Die vier Ziffern sind nicht Schmuck: die App erkennt damit die Karte auf dem Beleg, und der Kartenabgleich am Rechner ordnet die Zeilen der Abrechnung zu.

Weitere Nummern derselben Karte

Eine Karte hat oft mehrere Endungen. Trag sie alle im Feld «Weitere Nummern» ein, durch Komma getrennt — jeweils nur die letzten vier Ziffern:

Apple Pay vergibt je Gerät eine eigene Nummer. Sie steht auf den Belegen vom Terminal — auf der Kreditkartenabrechnung steht die echte Kartennummer.
Ersatz- oder erneuerte Karte: neue Nummer, aber die Rechnungsstellung läuft nahtlos weiter. Alte und neue gehören zusammen, und beide erscheinen je nach Zeitpunkt auf Belegen und auf der Abrechnung.

Steht dieselbe Endung bei einer Karte als Hauptnummer und bei einer anderen als Zusatznummer, gewinnt die Hauptnummer. So landet ein Beleg nach dem Kartenwechsel bei der neuen Karte, auch wenn die alte noch existiert.

Ändern und löschen: Karten, Firmen und Buchungskonten lassen sich jederzeit antippen und bearbeiten. Zum Löschen in der Liste nach links wischen. Ein gelöschter Eintrag nimmt die Belege nicht mit — sie bleiben erhalten, nur ohne diese Zuordnung.

Firmen und Buchungskonten

Firma anlegen (Name, Farbe). Jede Firma hat ihre eigenen Konten.
Buchhaltungskategorie je Firma: Name, Kontonummer und KI-Schlüsselwörter — daran erkennt die App das Konto automatisch (z. B. «Tankstelle, Benzin» beim Konto 6700).
Kontenplan einlesen statt alles einzeln zu tippen: Zeilen der Form 1312 Kontoname einfügen (auch als CSV mit Semikolon, Komma oder Tabulator). Eine Vorschau zeigt vorher, was neu ist, was sich ändert und was unlesbar war.
Standard-Firmen wiederherstellen legt die Beispielstruktur neu an.
Unter App stehen Version und die Gesamtzahl der Belege — und die Anleitung, die Du gerade liest.

2. Der Kreditkarten-Umschalter

Zuoberst in der App. Er bestimmt drei Dinge auf einmal:

welche Belege in der Übersicht und im Total erscheinen,
welche in den Export gehen,
welcher Karte ein neuer Beleg automatisch zugeordnet wird.

Belege ohne Karte sind immer dabei, in jeder Ansicht und jedem Export. Sonst wäre ein per Dashboard hochgeladener Beleg unauffindbar.

3. Beleg erfassen

Erfassungsformular — Das Formular nach dem Scannen

Übersicht mit Zeile «zu prüfen» — Übersicht mit der Zeile «zu prüfen»

Aufnehmen

Kamera-Knopf antippen → direkt in den Dokumentenscanner. Er erkennt den Beleg und löst selbst aus.
Kamera-Knopf lange drücken → «Aus Mediathek oder Datei»: Foto aus der Bibliothek oder Datei (JPEG, PNG, PDF). Aus einem PDF werden bis zu drei Seiten übernommen; sind es mehr, sagt es die App.

Löst der Scanner nicht selbst aus? Oben rechts im Scanner sitzt ein Schalter Auto/Manuell, den iOS geräteweit merkt. Steht er auf Manuell, musst Du jeden Beleg von Hand auslösen. Die App kann ihn nicht umstellen.

Prüfen und speichern

Die KI liest Betrag, Händler und Datum und schlägt danach das Buchungskonto vor. Du kontrollierst und ergänzt:

Händler und Beschreibung (die Beschreibung folgt dem Händler, bis Du sie änderst),
Betrag und Datum,
Firma und Buchungskonto (im Formular heisst die Auswahl «Kategorie»), optional Notizen.

Die Karte erkennt die App selbst

Steht auf dem Beleg eine Kartennummer, liest die KI die letzten vier Ziffern und wählt die passende Karte im Formular vor — sichtbar, mit einem Tipp änderbar. Passt die gelesene Nummer zu keiner Karte, sagt es die App und nennt sie: dann trägst Du sie in den Einstellungen bei der Karte nach, und beim nächsten Mal klappt es von selbst. Zeigt der Beleg keine Kartennummer (Bargeld, TWINT, Rechnung), bleibt die oben gewählte Karte.

Ein Beleg hat maximal 3 Seiten. Wurden mehr gescannt, sagt es die App und übernimmt sie nicht stillschweigend — die überzähligen als eigenen Beleg erfassen.

«Später prüfen — jetzt nur ablegen»

Wenn es schnell gehen muss: Der Beleg wird mit Bild abgelegt, ohne Betrag, Firma oder Konto. Er erscheint dann in der Zeile «N Belege zu prüfen» zuoberst in der Übersicht — über alle Monate und Karten hinweg — und die App erinnert täglich um 19:00 Uhr daran. Beim ersten Mal fragt iOS, ob sie Mitteilungen senden darf; ohne diese Erlaubnis gibt es keine Erinnerung, die Zeile in der Übersicht bleibt aber. Die Zahl steht auch am App-Symbol, und ein Tippen auf die Mitteilung führt direkt in die Prüfliste.

4. Die Hinweise verstehen

Hinweis: Beleg konnte nicht gelesen werden — Schlägt die Erkennung fehl, steht der Grund da — mit «Nochmals versuchen»

Hinweis	Was er bedeutet	Was zu tun ist
Beleg konnte nicht gelesen werden	Die Erkennung ist gescheitert; der Grund steht dabei (z. B. Zeitüberschreitung, keine Internetverbindung, Serverfehler).	Nochmals versuchen — das Bild ist schon da, neu scannen musst Du nie. Oder die Felder von Hand ausfüllen.
Betrag unsicher — bitte prüfen	Die KI war sich beim Betrag nicht sicher. Speichern ist gesperrt, bis Du bestätigst.	Betrag mit dem Beleg vergleichen, dann Bestätigen — oder einfach den richtigen Betrag eintippen.
Datum unsicher	Das Datum war nicht lesbar; es steht vorläufig «heute» statt eines geratenen Werts.	Datum richtigstellen. Damit gilt es als bestätigt.
Dieser Beleg wurde vielleicht schon erfasst	Es gibt einen sehr ähnlichen Beleg. Der gefundene wird mit Händler, Betrag und Datum genannt, dazu der Grund.	Ist es wirklich derselbe: abbrechen. Zweimal dasselbe am selben Tag kommt aber vor — dann speichern.
Niedrige Erkennungsqualität	Händler oder Betrag wurden nur unsicher gelesen.	Werte kurz gegenlesen.

Keine Warnung blockiert Dich. Sie sind Hinweise, keine Sperren — ausser beim Betrag, denn eine falsche Zahl fällt später niemandem mehr auf.

5. Belege ansehen und ändern

Übersicht

Monat wechseln mit den Pfeilen. Auf den Monat tippen schaltet auf eine durchgehende Liste über alle Monate — und wieder zurück.
Suchen nach Händler, Beschreibung, Firma, Konto, Karte oder Notiz.
Filtern nach Firmen und Betrag von/bis; «Filter löschen» setzt alles zurück.
Nach unten ziehen synchronisiert mit dem Server.
Nach links wischen löscht einen Beleg; langes Drücken öffnet das Menü.

Detailansicht

Bild antippen → Vollbild. Mehrseitige Belege zeigen alle Seiten.
Bearbeiten (Stift oben rechts): alle Felder ändern. Speichern gilt zugleich als Bestätigung des Datums. Seiten anhängen oder entfernen (bis zu 3 pro Beleg) geht ebenfalls nur in diesem Modus.
Neu analysieren lässt die KI nochmals über das Bild gehen. Der Knopf sitzt bei der Erkennungsgenauigkeit und erscheint nur, wenn die KI den Beleg schon einmal gelesen hat; sonst geht es über Bearbeiten → KI-Erkennung wiederholen.
Als geprüft markieren nimmt den Beleg aus der Prüfliste — möglich, sobald Betrag, Händler, Firma und Buchungskonto gesetzt sind.
Löschen — endgültig, mit Rückfrage.
Steht dort «belastet: CHF …», hat die Kreditkarte etwas anderes abgebucht als auf dem Beleg steht (Fremdwährung oder Auslandszuschlag). Für die Buchhaltung zählt dieser Betrag.

6. Monatsabschluss

Export-Ansicht mit Warnung — Export — mit Warnung vor ungeprüften Belegen

Reihenfolge: zuerst den Kartenabgleich am Rechner, dann exportieren. Vorher fehlen bei Auslands- und Fremdwährungszahlungen genau die Zuschläge, die verbucht werden müssen.

Zeitraum wählen (Vorgabe: laufender Monat).
Firmen auswählen und optional einen Mindestbetrag setzen.
Format: PDF mit Belegen, CSV für Excel, oder beides.
Die Vorschau zeigt Anzahl und Total. Zwei Warnungen erscheinen hier, falls nötig: noch nicht geprüfte Belege und mögliche Doppelerfassungen.
Export erstellen → Teilen per Mail, Dateien oder AirDrop.

Im PDF stehen Deckblatt, Summen je Firma, die Aufschlüsselung nach Buchungskonto und danach alle Belegbilder. Das CSV hat Semikolon und Umlaut-Kennung für Excel und eine eigene Spalte «Belastet CHF».

Fremdwährung wird nie geschätzt. Ein Beleg in EUR ohne Kartenabgleich hat keinen bekannten Franken-Wert und fliesst in keine Franken-Summe ein. Er verschwindet aber nicht still: PDF und Dashboard weisen aus, wie viele Belege fehlen; in der App steht die Fremdwährung als eigene Summe daneben («CHF 138.80 + EUR 50.00»).

7. Am Rechner: das Dashboard

app.johanneszeller.com, dieselbe Anmeldung wie in der App.

Belege durchsehen

Liste mit Suche und Filtern (Monat, Firma, Karte, Kategorie, Betrag von/bis). Die Kopfzeile zeigt Anzahl und Summe — und, falls vorhanden, wie viele Belege keinen Franken-Wert haben.

Beleg hochladen

Datei ins gestrichelte Feld ziehen (JPG, PNG, PDF). Die KI läuft mit; der Beleg erscheint danach auch auf dem iPhone.

Zuordnen

Zeile aufklappen → das Belegbild erscheint, daneben Firma, Buchungskonto und Karte zum Setzen sowie der Schalter «noch zu prüfen». Die Änderung wandert beim nächsten Abgleich in die App. Unten lädt «Mehr laden» weitere Belege nach.

Kartenabgleich — der Monatsabschluss

Oben auf Kartenabgleich, dann die Kreditkartenabrechnung als PDF ablegen. Ein Screenshot eines Ausschnitts geht auch.
Die Auswertung zeigt je Buchung, ob ein Beleg vorhanden ist. Erkannt werden: fehlende Belege, Gutschriften, fremde Karten und Beträge, die abweichen.
Zeilen ohne Beleg lassen sich auf «kein Beleg nötig» stellen.
Am Schluss legt «Für alle fehlenden Belege anlegen» Entwürfe an — mit Betrag, Datum und Karte, als «noch zu prüfen» markiert.

Der Abgleich trägt ausserdem den wirklich belasteten Franken-Betrag am Beleg nach. Erst danach stimmt die Buchhaltung bei Auslandszahlungen. Ist auf der Abrechnung ein Gesamttotal aufgedruckt, wird gegengerechnet und eine Abweichung gemeldet. Früher eingelesene Abrechnungen lassen sich unter «Früher eingelesen» wieder öffnen.

Die hochgeladene Abrechnung wird nicht gespeichert — nur die Zeilen, die für den Abgleich nötig sind.

KI-Verbrauch

Nur für Administratoren: Aufrufe, Tokens und Kosten je Nutzer, Modell und Aufrufart, mit Datumsbereich.

8. Was im Hintergrund läuft

Vorgang	Wann
Abgleich mit dem Server	beim Start der App, nach jeder Änderung (gebündelt nach 1,5 Sekunden) und beim Herunterziehen der Liste
Erinnerung an offene Belege	täglich um 19:00 Uhr, wenn welche offen sind
Belegbilder	liegen auf dem Server ausserhalb des Web-Verzeichnisses; Zugriff nur mit Anmeldung
KI-Zugang	im normalen Betrieb liegt der Schlüssel nur auf dem Server, nie in der App. Einzige Ausnahme sind Geräte aus der Anfangszeit mit eigenem Schlüssel (siehe Abschnitt 1)

9. Wenn etwas nicht klappt

Beobachtung	Ursache und Abhilfe
«Keine KI-Verbindung»	Kein Server-Konto angemeldet. Einstellungen → Server-Konto.
«Zeitüberschreitung — die Verbindung war zu langsam»	Schwacher Empfang. Nochmals versuchen, am besten im WLAN.
Der Scanner löst nicht selbst aus	Schalter oben rechts im Scanner auf Auto stellen.
Ein Beleg fehlt im Export	Zeitraum, Firmenauswahl und Mindestbetrag prüfen — und oben die richtige Karte wählen: ein Beleg einer anderen Karte fehlt wirklich. Belege ganz ohne Karte sind dagegen immer dabei.
Der Beleg landet bei der falschen Karte	Die Karte lässt sich im Formular direkt umstellen. Steht dort ein Hinweis mit einer unbekannten Nummer, trag sie unter Einstellungen → Karte → «Weitere Nummern» nach (Apple Pay, Ersatzkarte).
Der Kamera-Knopf öffnet nur das Import-Menü	Die App hat keinen Kamerazugriff. Über den angebotenen Knopf in die iOS-Einstellungen und die Kamera freigeben.
Keine Erinnerung um 19:00 Uhr	Mitteilungen wurden nicht erlaubt. iOS-Einstellungen → ReceiptScan Pro → Mitteilungen.
Die App lässt sich nach einer Woche nicht mehr öffnen	Die Entwicklerversion läuft mit kostenloser Apple-ID nach 7 Tagen ab. Neu aufspielen.
Änderung am Rechner ist im iPhone nicht da	Liste herunterziehen oder Einstellungen → Jetzt synchronisieren.